1. Rola prototypowania w projektach B+R
Prototypowanie to krytyczny etap projektów badawczo-rozwojowych – umożliwia testowanie koncepcji w rzeczywistych warunkach, weryfikację technologii oraz redukcję ryzyka przed komercjalizacją. Budowa fizycznych prototypów i pilotażowych linii technologicznych często stanowi największy koszt projektów B+R.
2. Co się zmieniło? Nowe zasady kwalifikowania kosztów w dotacjach
W 2024 r. Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (MFiPR) wprowadziło nowe interpretacje przepisów unijnych. Elementy wykorzystywane do budowy prototypów (np. aparatura, sprzęt) zostały przesunięte z kategorii „Dostawy (inne niż środki trwałe)” do „Amortyzacja (aparatura i sprzęt)”. Zgodnie z oficjalnymi wytycznymi przekazanymi przez Instytucję Zarządzającą FENG do Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP), kwalifikowane mogą być jedynie odpisy amortyzacyjne odpowiadające okresowi faktycznego wykorzystania sprzętu w pracach B+R, a nie jego pełna wartość.
Podobnie, w maju 2025 r. wprowadzono restrykcje w rozliczaniu leasingu sprzętu – niezależnie od formy (finansowy lub operacyjny), jedynym kosztem kwalifikowanym są odpisy amortyzacyjne, a nie pełne opłaty leasingowe. Te zmiany są uzasadniane zgodnością z art. 25 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 oraz zaleceniami po audytach KE.
3. Co mówi orzecznictwo? Konflikt nowej praktyki z precedensem
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 23 sierpnia 2022 r. (sygn. II FSK 3142/19) uznał, że prototypy w projektach B+R — tworzone jednorazowo i zużywane podczas testów — nie spełniają kryteriów środka trwałego. Zatem nie powinny podlegać amortyzacji w rozumieniu przepisów o rachunkowości i podatku dochodowym.
Celem ich budowy nie jest bowiem generowanie przychodów czy długoterminowe użytkowanie, lecz jedynie eksperymentalne sprawdzenie koncepcji. W świetle tego wyroku nowe wytyczne MFiPR i PARP mogą być sprzeczne z krajowym orzecznictwem i zwiększać ryzyko zakwestionowania kosztów na etapie kontroli.
4. Jakie skutki dla wnioskodawców?
- Brak możliwości rozliczenia kosztów zakupu sprzętu do prototypów w pełnej wysokości.
- Znaczące ograniczenie poziomu dofinansowania — rozliczenie tylko proporcjonalnych odpisów amortyzacyjnych.
- Wzrost ryzyka interpretacyjnego i rozbieżności między podejściem instytucji a orzecznictwem sądowym.
5. Rozwiązanie alternatywne – outsourcing prototypowania
Jedyną w pełni kwalifikowalną ścieżką finansowania prototypów pozostaje zlecenie ich wykonania w formie usługi lub podwykonawstwa. W takiej sytuacji całość kosztów (np. wykonania, testów, montażu) może zostać zakwalifikowana jako wydatek w module B+R.
Dla firm z sektorów takich jak inżynieria, automatyka, elektronika czy nowe materiały — taka forma może być dziś najkorzystniejszym rozwiązaniem.
6. Praktyczne rekomendacje dla firm
| Działanie | Korzyść |
| Przegląd budżetu projektowego z uwzględnieniem nowych zasad amortyzacji | Uniknięcie przeszacowania dofinansowania |
| Analiza możliwości outsourcingu budowy prototypu | Większa kwalifikowalność kosztów |
| Stosowanie zasad rachunkowych zgodnych z wytycznymi PARP i MFiPR | Mniejsze ryzyko korekt finansowych |
| Weryfikacja potencjału zastosowania pomocy de minimis lub amortyzacji jednorazowej (np. do 10 000 zł) | Efektywniejsze wykorzystanie budżetu B+R |
Podsumowanie
Zmiany w interpretacji zasad rozliczania kosztów budowy prototypów znacząco wpłynęły na opłacalność i dostępność dotacji dla firm realizujących projekty badawczo-rozwojowe. Wprowadzają nie tylko ograniczenia finansowe, ale też budzą istotne wątpliwości natury prawnej — będąc w konflikcie z orzecznictwem sądów administracyjnych. Obecnie najbezpieczniejszą i najefektywniejszą formą finansowania prototypów pozostaje model podwykonawczy.